ניהול גביה נכון

אחד הדברים שיכולים לתמוך בתזרים המזומנים זו גביה שמנוהלת בצורה נכונה. כדי שזה יקרה, צריך לבנות תהליך מסודר שמטפל בגביה באופן שוטף ועקבי.

תהליך נכון של גביה

1. כדי שיהיה ברור עם הלקוח כמה הוא צריך לשלם, עבור מה, ומתי, קריטי להחתים אותו על הצעת מחיר או הזמנת עבודה. זה קריטי משפטית – אם אין נייר חתום על ידו , לא תוכל לתבוע את הלקוח בבית משפט אם הוא יחליט לא לשלם או להתווכח על תכולת העבודה או תנאי התשלום. זה קריטי גם כלכלית, כי כך תדע מה סוכם  ואם הלקוח לא עומד בתנאים שסוכמו, לפחות הם ברורים והויכוח איתו לא יהיה על התנאים עצמם אלא על אי העמידה שלו בהם.
2. במקרים מסוימים ובחלק מהענפים ניתן לקבל מקדמה לפני תחילת העבודה. בכל מקרה כדאי לנסות לחתור לשם מול הלקוח, גם אם מקדמות פחות מקובלות בענף שלך.
   חשוב מאוד שהמקדמה תשולם רגע לפני תחילת העבודה ולא אחרי. כל עוד לא התחלת את העבודה הזמן הולך לטובתך, הלקוח רוצה שתתחילו ואם ידע שזה מה שמעכב את תחילת העבודה יהיה לו אינטרס לזרז את התשלום. אם הוא לא משלם, תדעו שיש איתו בעיה, נקודתית או עקרונית. ברגע שהתחלת את העבודה, המוטיבציה של הלקוח לשלם את המקדמה יורדת וכל יום שעובר מצבך מורע כי אתם משקיע עוד ועוד עבודה ללא התמורה.
3. הוצאת חשבונית סמוך ככל האפשר למועד סיום העבודה, מתן השירות או אספקת המוצרים.
4. בעבודה מתמשכת, אפשר ורוצי לסכם עם הלקוח תשלומי ביניים אחרי עמידה במה שסוכם. למשל, אם אתה מספק מוצר עם שירות, לקבל כסף על המוצר עם אספקתו ועל השירות בתום כל חודש. אם אתה נותן שירות של תיכנון למשל, אפשר לצפות לתשלום בסיום תכנון עקרוני לאחר שאושר ותשלום סופי לאחר תיכנון מפורט. כך יווצר מצב שאתה ממן את הלקוח בסכום נמוך יותר ולזמן קצר יותר ותוריד מעליך את הסיכון שהוא לא ישלם בזמן או לא ישלם בכלל.
5. לוודא שהחשבונית שלך אכן התקבלה אצל הלקוח ובכך להבטיח שהוא מודע לה ומתכווון לשלם אותה. אחרת, כשתתקשר לעשות גבייה אחרי שלא שילם בזמן, הוא עשוי להגיד לך שהוא בכלל לא קיבל את החשבונית והפסדת זמן יקר. כשמוודאים שהלקוח קיבל את החשבונית חוסכים את התירוץ הזה :-).
6. מספר ימים לפני מועד פרעון החשבנית ניתן ליצור קשר עם הלקוח ולוודא שהוא אכן זוכר שהוא צריך להעביר תשלום, שזה אושר ועבר לביצוע.
7. חשוב לסכם בסיום כל שיחת גביה מה מועד התשלום הבא. לקוח שאומר שישלם בעוד יומיים, חשוב להתקשר אליו בעוד יומיים ולוודא שעמד במילה שלו והעביר את התשלום. אם רוצים, אפשר גם להתקשר למחרת היום שסוכם (במידה והתשלום אכן לא הגיע) ולהגיד שלא רואים את התשלום שלו בחשבון הבנק. לקוח שרוצה למשוך זמן יתקל פה בבעיה כי הוא רואה שאתה לא שוכח אותו ובכל פעם שהוא מבטיח תשלום, אנחנו באופן עקבי מתקשרים אליו בסמוך למועד שסוכם איתו. לקוח שמושך זמן ישלם רק בשביל שתפסיקו להתקשר אליו. בדוק, זה עובד.
8. יתרון נוסף בניהול הגביה ככה, הוא הצפת הלקוחות הבעייתיים. לקוח שתמיד מאחר, שתמיד עושה בעיות עם התשלום או שיש לו טענות על הסכום, התכולה או התנאים יתגלה במהרה ותוכל בהמשך להחליט אם אתה רוצה להמשיך לעבוד איתו או לא. כמו שאומרים "חכם לא נכנס לבעיות שפיקח יודע לצאת מהם".

אם תנהל את הגביה שלך כך, תראה שהלקוחות שלך ישלמו בזמן, שהחריגים מטופלים נכון ומהר, שאין חובות אבודים, ושלך כבעל העסק יש שליטה מלאה על מה שקורה.

תהליך גביה מובנה ועקבי ישפר באופן משמעותי את מהירות התשלום של הלקוחות, יתמוך באיתנות וביציבות הפיננסית של העסק, ובניהול טוב יותר של תזרים המזומנים. השורה התחתונה היא – יותר כסף בבנק שלך ופחות חובות לקוחות בחוץ.