ניהול תזרים מזומנים באקסל או בתוכנה יעודית?

תוכנה לניהול תזרים מזומנים או בניית וניהול תזרים מזומנים באקסל: ההבדלים, היתרונות והחסרונות.

אילו כלים קיימים לניהול התזרים?

ניהול יעיל של תזרים מזומנים הוא גורם מרכזי בהצלחת כל עסק, ולכן חשוב לבחון את הכלים השונים הזמינים לבניית וניהול תהליכים אלו בארגון. בין הכלים הנפוצים ניתן למצוא את Microsoft Excel ככלי מועיל לבניית וניהול תזרים מזומנים. ניתן באותה קלות לנהל את תזרים המזומנים עם האקסל של Google Sheet. הם מאוד דומים והאקסל של גוגל נותן את כל מה שצריך לבניית תזרים המזומנים ואף הרבה יותר.

ישנן גם מערכות לניהול תזרים מזומנים שמיועדות לכך, כגון bizibox (ביזיבוקס) ואמיר תזרים מזומנים. הן מספקות פתרון מותאם לניהול תזרים מזומנים לעסקים, ביזיבוקס מודרנית יותר מיודעת להתחבר ולמשוך את דפי הבנק.
אנסה לפרט כאן את ההבדלים, היתרונות והחסרונות בין בניית וניהול תזרים מזומנים EXCEL לבין השימוש בתוכנה לניהול תזרים מזומנים.

ההבדלים העיקריים בין תוכנה לאקסל לניהול התזרים

ההבדלים המרכזיים בין בניית תזרים מזומנים באקסל לבין תוכנה כוללים את היכולות הטכנולוגיות והתכונות הנוספות של כל כלי.
הייתי אומר שישנם 4 הבדלים עיקריים:

1. באקסל, ולא משנה אם זה עם EXCEL של מיקרוסט או SHEET של גוגל, ניתן לבנות טבלאות ולהשתמש בנוסחאות ובפורמטים מתקדמים לעיבוד וניתוח המידע ללא הגבלה. ניתן להוסיף ולהוריד טורים, נתונים שרוצים לאסוף ודוחות שרוצים לייצר מתוך הנתונים. אין הגבלה של מה שרוצים להוסיף או לשנות.
לעומת זאת, תוכנה מציעה פורמט קבוע לניהול תזרים המזומנים ודוחות ניתוח נתונים מובנים מראש שלרוב לא ניתן לשנותם.
כך שלפחות בהיבט הזה יש יתרון ברור לאקסל על פני התוכנות.

2. יציבות המערכת – באקסל ניתן למחוק כל נתון, גם היסטורי ו"לדרוס" או "לקלקל" נוסחאות. המשמעות היא שעם אקסל צריך להיות יותר זהירים לא "לעשות בלאגן". בגוגל שיט כן ניתן לראות בכל תא מי ומתי שינה וניתן גם לשחזר גרסאות מתקופות קודמות עד שנה אחורה. בתוכנות זה לא יכול לקרות, ברובן, ברוב השדות, לא ניתן למחוק סתם ככה דברים. גם התכנותים, הדוחות והנוסחאות לא משתנים ואי אפשרא לשמש אותם.
כך שלפחות בהיבט הזה יש יתרון ברור לתוכנות על פני EXCEL.

3. חלק מהתוכנות יודעות למשוך את הנתונים מהבנקים ולהשוות מול מה שרשום באקסל ולהציג מה חסר או שונה. באקסלים לא ניתן לעשות זאת והעבודה ידנית.
כך שלפחות בהיבט הזה יש יתרון ברור לתוכנות על פני EXCEL.

4. לתוכנה יש עלויות חודשיות, לאקסל ולגוגל-שיט אין.

איך לבחור – EXCEL או תוכנה לניהול תזרים המזומנים?

אז ראינו שיש יתרונות לתוכנות שאין באקסל. למרות זאת במקרים שיש רק יוזר אחד או שניים שמשתמשים בתוכנה או באקסל (ברך כלל זה מה שקורה, מנהלת המשרד והבעלים הם היחידים שנוגעים או מסתכלים על תזרים המזומנים) החשש שנושא שיבוש הנתונים יקרה נמוך, עובד אחד מיומן עובד עם האקסל ברמה יום יומית ואם אותו עובד או עובדת מסודרים, אין סיבה שמשהו ישתבש.
לגבי משיכת הבנק והתאמתו לנתונים, אם מדובר בעסק שיש לו עד 100 שורות בנק בחודש, זה קל להתאים והיתרון של משיכת הנתונים אינו משמעותי וניתן בקלות לוותר על הפיצ'ר הזה.

עיניין הגמישות מניסיוני רב השנים הוא הנושא החשוב ביותר.
אם כבר יש לנו את כל הנתונים של העסק, כל הכסף שנכנס ויוצא מהבנק (במקרים שיש מזומן או כסף שחור הסיפור שונה), אז אפשר כבר לקבל הרבה יותר מתזרים מזומנים. ניתן כבר מאותם נתונים, אם אוספים אותם נכון, לקבל דוח רווח והפסד חודשי, ריווחיות לפי לקוח, ריווחיות לפי תחום פעילות, ואפילו ריווחיות לפי עובד בעסקים שנותנים שירותים. כמו כן ניתן לקבל עוד הרבה דוחות כמו צבר הזמנות, דוח גביה, דוח איחורי תשלום, הון חוזר, ניתוח הוצאות שהן רק תזרימיות כמו הלוואות, ועוד ועוד ועוד.
לצערי כל התוכנות שקיימות היום בשוק אינן נותנות את הדוחות האלה, יתרה מכך, הדוחות הקיימים בתוכנות האלה, מעבר לתזרים המזומנים עצמו, מאוד חלקיים ולא נותנים את התמונות שבעל עסק צריך לראות.

לכן אני תמיד מעיף לעבוד עם אקסל, ובשנים האחרונות אני עובד רק עם Google Sheet, היות והשיט זמין בכל זמן, מכל מקום, בכל סוג מסך, ותמיד מסתכרן. יותר מכך, ניתן לעבוד עליו באותו זמן כמה אנשים.