ניהול תזרים מזומנים באקסל או בתוכנה יעודית?

אילו כלים קיימים לניהול התזרים?

ניהול תזרים מזומנים הוא עמוד השדרה של כל עסק מצליח. הכלים שאתה בוחר להשתמש בהם יכולים לעשות את ההבדל בין שליטה מלאה על כל הכספים בעסק לבין תחושת חוסר וודאות. אחת הדרכים הנפוצות פוצים והיעילות ביותר היא ניהול תזרים מזומנים באקסל – Microsoft Excel. עם זאת, בשנים האחרונות, האקסל של גוגל Google Sheets הפך לאלטרנטיבה מובילה, המשלבת את כל היתרונות של ניהול תזרעם באקסל עם יתרונות נוספים כמו זמינות מכל מקום, עבודה משותפת בזמן אמת, יכולת לראות היסטוריית עריכות ושימוש ללא צורך ברישיון תוכנה יקר.

בנוסף, קיימות תוכנות מדף ייעודיות לניהול תזרים מזומנים, כמו Bizibox ואמיר תזרים מזומנים, שמציעות פתרונות תוכנה לניהול תזרים מזומנים. אך לפני שנצלול להבדלים, היתרונות והחסרונות של כל כלי, חשוב להבין: הבחירה בכלי הנכון תלויה בצרכים הייחודיים של העסק שלך.

ההבדלים המרכזיים בין השימוש ב- Google Sheets או Microsoft Excel לבין תוכנות תזרים ייעודיות טמונים בטכנולוגיות המתקדמות ובגמישות שכל כלי מציע.

ישנם 4 הבדלים עיקריים:

גמישות בלתי מוגבלת: ניהול תזרים מזומנים באקסל או בגוגל שיטס מאפשרים לך לבנות טבלאות מותאמות אישית ולהשתמש בנוסחאות מתקדמות לניתוח המידע הספציפי שלך, בדיוק כפי שאתה צריך אותו. גמישות זו היא קריטית מכיוון שכל עסק הוא ייחודי ודורש פתרונות מותאמים אישית. לעומת זאת, תוכנות תזרים מזומנים ייעודיות לרוב מגיעות עם פורמטים קבועים ודוחות מובנים מראש, שלא תמיד מתאימים לצרכים הספציפיים שלך. הגמישות הזו מעניקה לניהול תזרים ב-excel או Google Sheets יתרון מובהק.
בטיחות ויציבות המערכת: ב-Google Sheets, כל שינוי נשמר אוטומטית, וניתן לעקוב אחרי היסטוריית השינויים ולשחזר גרסאות קודמות, מה שמעניק לך שקט נפשי נוסף. לעומת זאת, בתוכנות ייעודיות, ההגדרות והדוחות בעלי גמישות קטנה מאוד וחלקים מהם לא ניתנים לשינוי או מחיקה. חוסר הגמישות מפחיתה את הסיכון לטעות אך מגבילה את יכולת המעקב אחר היסטוריית השינויים ובניית דוחות מותאמים שנדרשים בעסק שלך. כך, אם הגמישות בעסק שלך חשובה לך, Google Sheets מציע לך את השילוב המושלם של גמישות ובטיחות.
אינטגרציה עם מערכות אחרות: בעוד שתוכנות ייעודיות רבות יודעות להתממשק עם בנקים ולמשוך נתונים באופן אוטומטי, Google Sheets מציע פתרונות יצירתיים שיכולים להוות חלופה לא פחות מוצלחת. באמצעות כלים חינמיים כמו Google Apps Script ואינטגרציות צד שלישי, ניתן להוסיף פונקציונליות מתקדמת לגיליונות שלך, כולל משיכת נתונים ממקורות חיצוניים והשוואתם באופן אוטומטי לנתוני העסק שלך. אפשר גם לעשות את זה באופן ידני, אם זו ההעדפה שלך.
עלויות תפעוליות: בעוד שהתוכנות הייעודיות גובות תשלום חודשי, Google Sheets הוא כלי חינמי לחלוטין. יתרון זה חשוב לעסקים שמעדיפים לצמצם עלויות תפעוליות.

אז מה עדיף? תוכנה ייעודית או Google Sheets?

כפי שראינו, לכל כלי יש יתרונות שאין לאחרים. אך מניסיוני בעבודה עם בעלי עסקים במשך שני עשורים, גמישות היא הנושא החשוב ביותר בבחירת מערכת לניהול תזרים המזומנים. גוגל שיטס מציע את הגמישות האולטימטיבית לבניית מערכת שהיא לא רק לניהול תזרים המזומנים בעסק אלא לניהול כל הכספים בעסק באופן שמותאם בדיוק לצרכים של העסק שלך. מעבר לכך, הוא מעניק לך את היכולת לעבוד מכל מקום ובכל זמן, לשתף פעולה עם אחרים בזמן אמת, ולהיות בטוח שהנתונים שלך מוגנים ומגובים.

הכוח של Google Sheets טמון ביכולת שלו לתת לך לא רק דוחות תזרים מזומנים, אלא גם דוחות רווח והפסד חודשי, ריווחיות לפי לקוח או תחום פעילות, ניתוח הוצאות, ועוד אינספור אפשרויות מותאמות אישית שאינן זמינות בתוכנות מדף. בעיני, זו הבחירה המושלמת לעסק שמחפש שליטה מלאה וגמישות מירבית בניהול כספיו. מאותם נתונים בדיוק, אם אוספים אותם נכון.

לצערי, כל התוכנות שקיימות היום בשוק אינן נותנות את הדוחות האלה (תאמינו לי, בדקתי). מעבר לתזרים המזומנים עצמו, הדוחות שאפשר להפיק בתוכנות אלה, מאוד חלקיים ולא נותנים את התמונה שאתה כבעל העסק צריך לראות, התמונה המלאה של המספרים בעסק שלך.

בדיוק בגלל זה פתחתי ב-20 שנה האחרונות את שיטת מאיץ הרווחים שיושמה בהצלחה במאות עסקים. עם השיטה תקבל גם מערכת נותנת את כל מה שצריך כדי לנהל בצורה חכמה ויעילה את כל הכספים בעסק במקום אחד. המערכת מאפשרת ניתוח, ניהול ובקרה יסודיים של כל מה שצריך כדי לשמור על יציבות העסק ולהגדיל רווחים.

דבר איתי ואשמח להראות לך איך מערכת כספים נכונה יכולה להפוך לכלי העוצמתי ביותר בניהול הכספים, כך שתוכל לקבל את כל התמונה המלאה של המספרים בעסק שלך ולהיות תמיד בשליטה, להרוויח יותר ולישון טוב בלילה.