תוכנה לניהול תזרים מזומנים

בקצרה: מערכת טובה לניהול תזרים צריכה לדעת דבר אחד מעל הכל: לחזות את יתרת הבנק לפחות כמה שבועות, ועדיף חודשים, קדימה. אם היא נותנת גם רווח והפסד חודשי וריווחיות לפי לקוח – עוד יותר טוב. גם עסק בלי בעיות תזרים צריך אותה, במיוחד כשהוא צומח. אבל רוב התוכנות בשוק נכשלות דווקא במבחן הכי חשוב – והוא לא מה שחושבים.

המשך קיום העסק תלוי ביכולת שלך לקיים תזרים מזומנים חיובי כל הזמן – כשהעסק מרוויח וגם בתקופות שהעסק מפסיד, כשהעסק גדל ומתרחב וגם כשהפעילות מצטמצמת. לכן, תזרים המזומנים הוא אחד הנושאים שתמיד מטרידים מנהלי חברות ולפעמים מפריעים להם לישון בלילה…

עסק שלא מנהל תזרים מזומנים באופן שוטף, כל הזמן, יכול למצוא את עצמו בתקופה שהמכירות יורדות או שהריווחיות נשחקת עובר להפסד (גם אם לתקופה מוגבלת), עם בעיית תזרים ועם בנקאי שמתקשר. במקרים מסויימים זה יכול להביא את העסק למצב של פשיטת רגל, לא פחות.

מה התועלת במערכת לניהול תזרים מזומנים?

ניהול נכון ומדוייק של תזרים מזומנים יכול לתמוך בצמיחת העסק ובתקופות קשות יותר, לאפשר לו להמשיך להתקיים. במיוחד בתקופה קשה, כשהעסק מפסיד כסף, ניהול תזרים מזומנים יכול להיות ההבדל בין עסק שיצלח את התקופה הקשה לבין עסק שיקלע לצרות ולא ישרוד.

ניהול תזרים מזומנים יכול להיות ההבדל בין עסק שיצלח את התקופה הקשה לבין עסק שיקלע לצרות ולא ישרוד

איך לבחור מערכת לניהול תזרים מזומנים?

צריך להבדיל בין אם הנהלת החשבונות מנוהלת בעסק או בחוץ אצל רואה החשבון. יש הרבה מערכות לניהול תזרים מזומנים איתן אפשר לעבוד. כשאתה בוחר מערכת, רצוי להשתמש במערכת ניהול התזרים שנמצאת בתוכנת הנהלת החשבונות המנוהלת בעסק אם זה אפשרי.

לרוב תוכנת הנהלת החשבונות לא נותנת פתרון ראוי או מספק. במקרים כאלה אין ברירה וצריך להסתייע במערכת חיצונית. יש כמה מערכות לניהול תזרים מזומנים בשוק שלכל אחת יש יתרונות וחסרונות שחשוב מאוד להכיר לפני שבוחרים. יש גם מי שמעדיף להישאר עם גיליון, ועל ההבדלים כתבתי במאמר ניהול תזרים מזומנים באקסל או בתוכנה ייעודית.
אני מכיר רבות מהן ורובן פשוט לא מספיק טובות ובכל אחת מהם חסר או חסרים פרמטרים כאלה או אחרים כדי לקבל את התמונה המלאה בעסק.

במידה ומערכת הנהלת החשבונות לא מנוהלת בעסק, ניתן במקרים רבים, כשהעסק לא גדול מידי עם מאות רבות של פעולות בחודש, לנהל את התזרים באקסל ולא במערכת מובנית לניהול תזרים. אם בונים את האקסל נכון, אפשר לקבל תוצאה טובה בהרבה לעומת מערכת ניהול קיימת.

בדיוק בגלל זה פיתחתי ב-21 שנה האחרונות את שיטת מאיץ הרווחים שיושמה בהצלחה במאות עסקים.

מה חייב להיות במערכת שמנהלת את תזרים המזומנים?

בכל מקרה הבחירה איך לנהל את תזרים המזומנים חייבת להיות על פי היכולת להגיע לתוצאה אחת – יכולת המערכת לחזות קדימה את יתרת הבנק שתהיה בעוד חודש או חודשיים לפחות וברמת דיוק גבוהה.

במידה ומערכת הניהול של תזרים המזומנים שיש לך או שבחרת, לא נותנת תחזית שקרובה למציאות של היתרה בבנק, לפחות כמה שבועות קדימה, ניהול התזרים לא סיפק את מטרתו.
זה אפשרי, גם בעסק שיש בו הרבה משתנים והשינויים גדולים מחודש לחודש. זה אפשרי גם במקרים שהלקוחות קונים ומשלמים מעכשיו לעכשיו ולכאורה אי אפשר לדעת בכמה יקנו בחודש הבא. זה אפשרי, עשיתי את זה בעצמי עם מאות לקוחות לאורך 21 השנים האחרונות.

מה עוד אפשר לקבל ממערכת לניהול תזרים מזומנים טובה?

מאחר ובמערכת ניהול תזרים לעסק (אם היא טובה ומלאה) קיימים כל הנתונים של העסק, כל ההכנסות וכל ההוצאות, כל מה שנכנס ויצא מהבנק, מערכת תזרים טובה תיתן גם דוח רווח והפסד חודשי, ואם היא ממש טובה, היא תיתן גם את הריווחיות לפי לקוח, לפי תחומי פעילות, צבר הזמנות, תחזית הכנסות ועוד.

אם המערכת שלך לא נותנת לך את כל זה, ואתה לא יודע משבוע לשבוע או מחודש לחודש, מה קורה בעסק שלך – דבר איתי. זה אפשרי ואתה ממש צריך את זה בעסק, כדי לא רק לוודא שאתה ממשיך להתקיים, אלא גם כדי להרוויח יותר כסף כל חודש.

למה זה כל כך הכרחי?, דבר איתי ותבין בשנייה.

האם גם עסק שאין לו בעיות תזרים צריך לנהל תזרים מזומנים?

התשובה שלי היא חד משמעית – כן.

נכון, אם אין בעיות תזרים אז זה פחות חשוב, יש תקופות בהן אפשר להסתדר בלי ניהול תזרים המזומנים. אבל אני רוצה לתת לך דוגמא של איפה התזרים יכול לתפוס אותך לא מוכן.
למשל, אם פתאום העסק צומח הרבה, אתה מוכר יותר וההכנסות גדלות – זה מעולה! אבל אם אתה משלם לעובדים ולספקים לפני שאתה מקבל את הכסף מהלקוחות, גידול חד בהכנסות יכול לגרום לבעיית תזרים. לכאורה, הכל נראה טוב – העסק בצמיחה, המכירות עולות ואתה מרוצה. אבל יכול להיות שתמצא את עצמך בעוד חודשיים או שלושה במצוקת תזרים. למה להגיע לשם?! אם אפשר לדעת את זה מראש ולהתכונן בהתאם…
אם תיערך לזה מוקדם, הבנק למשל, ישמח לתת לך גיבוי. אם תבוא אליו כשאתה כבר בחריגה, הסיטואציה שונה לגמרי וכל העסק יכול להיגמר אחרת.
אל תיתן לזה לקרות לך.

להעמקה: איך בונים תזרים מזומנים, שלב אחר שלב

המאמר הזה הוא חלק מתזרים מזומנים – חלק מהכלי הרביעי – כספים בשיטת מאיץ הרווחים.