כבעל עסק, המחשבות על המצב הכספי בעסק, על תזרים מזומנים, ומה היתרה בבנק מעסיקות אותך יותר מידי?
אתה מרגיש שאתה צריך להיות תמיד עם היד על הדופק, לוודא שיש כסף לגבות את ההחלטות שאתה לוקח?
אתה רוצה להמשיך לפתח את העסק, אתה יודע שיש לו עוד פוטנציאל לגדול ולהרוויח יותר אבל חסרה לך תמיד התמונה המלאה של התזרים כדי להעיז לממש את התוכניות האלה.
העסק מצליח ולמרות שהמחזורים גדלים ואולי דווקא בגלל זה, אתה מוצא את עצמך שוב ושוב מנסה להבין איך הצמיחה לא משתקפת בחשבון הבנק.
רואה החשבון שלך אומר שהעסק רווחי כשבפועל אתה לא מרגיש את זה, משהו במספרים פשוט לא מסתדר. היית רוצה לנהל את התזרים בצורה טובה יותר כך שלא תהיה מופתע ולא תצטרך לעצור הכל ולהביא כסף.
האם אתה יודע כמה כסף יהיה לך בבנק בעוד חודש? …ובעוד חודשיים?
מה אם הייתה לך היכולת לצפות מה יהיה תזרים המזומנים או יותר מדוייק, מה תהיה יתרת הבנק חודשים קדימה, היית רוצה אותה? וגם אם צפויה בעיית תזרים קדימה, תוכל לראות אותה הרבה לפני שהיא קורית ויהיה לך הרבה יותר קל לפתור אותה.
ניהול נכון ומדוייק של תזרים המזומנים בעסק מאפשר לך לראות את התמונה המלאה בעסק ותורמת ליציבות ואיתנות הארגון, ולך שינה טובה יותר בלילה. וכשזה קורה, אתה מנהל את התזרים ולא הוא אותך!
זה כמו להיות שחקן שח שיודע לצפות הרבה מהלכים קדימה ולנצח את המשחק.
בסופו של דבר, ניהול עסק, כל עסק, ולא משנה מה הפעילות העסקית שלו או מה המחזורים שלו , כמה עובדים יש לו – כל עסק הוא מערכת שמנהלת כסף. תזרים של כסף נכנס ותזרים של כסף יוצא.
ניהול הכסף ובמיוחד ניהול תזרים המזומנים בעסק הוא דבר קריטי וצריך לדעת לעשות את זה כמו שצריך ולקחת בחשבון את כל הפרמטרים הנכונים כדי לקבל את התמונה המלאה.
ככל שתנהל את הכספים ואת תזרים המזומנים בעסק טוב יותר כך יש פחות סיכוי שתיתפס לא מוכן, כך יהיה פחות סיכוי שתמצא את עצמך יום אחד מול הבנק כי אתה בחריגה או יותר גרוע, שהבנק סגר לך את הברז וכבר מאוחר מידי.
למה בעצם הגדילה של העסק דופקת את תזרים המזומנים?
ברוב העסקים יש פער בין הזמן שבו גובים את הכסף מהלקוחות לזמן שמשלמים את ההוצאות (לעובדים, לספקים ולאחזקה השוטפת של העסק). ברוב העסקים משלמים את ההוצאות לפני שמקבלים את הכסף מהלקוחות. בנוסף, ככל שהעסק גדל כך גם כמות הכסף שהעסק צריך גדל וצריך יותר כסף כדי לממן את הפער הזה.
זה אומר שאם יש לך למשל מחזור של 100 אלף ש"ח בחודש ויש פער של חודש בממוצע בין התקבולים לתשלומים, אז אתה כל הזמן צריך מימון של 100 אלף ש"ח. אם העסק לא הרוויח את הסכום הזה עד עכשיו ואין לך את הכסף בבנק, צריך למצוא דרך אחרת לממן את זה – אפשר להביא עוד כסף מהבית או להלוות מהבנק.
ככל שגדל הפער הזה בין התקבולים מהלקוחות לתשלומים לעובדים, לספקים ולהוצאות השוטפות (חודש/חודשיים/שלושה), כך המספר הזה גדל. וככל שהמחזור גדל כך גם הסכום הזה גדל ואיתו הצורך ביותר מימון.
אם לא תנהל את תזרים המזומנים בפרט ואת מערכת הכספים בכלל, לא תדע כמה מימון אתה צריך וגם לא תדע כשהסכום הזה גדל וגדל ושצריך עוד מימון, עד שלפעמים זה כבר מאוחר מדי ואתה בבעיה.
מה אפשר וצריך לעשות?
אפשר וצריך להגיע למצב בו אתה יודע מה תהיה יתרת הבנק שלך בעוד חודש ואפילו חודשיים או שלושה בסבירות גבוהה. זה הכל שאלה של ניהול נכון של הכספים. ניהול הגביה, ניהול התשלומים, בקרה ותכנון ומערכת טובה ונכונה לניהול כל הנתונים האלה במקום אחד בזמן אמת. מערכת שנותנת לך תמונה מלאה של תזרים מזומנים חזוי למספר חודשים קדימה.
חשיבות ניהול תזרים המזומנים לעסק בצמיחה
אם העסק שלך בצמיחה יש חשיבות יתרה לנהל תזרים מזומנים. כשקיים פער בין התקבולים מהלקוחות לתשלומים לספקים ולעובדים, ככל שההכנסות יגדלו כך הפער בכסף יגדל. וככל שהעסק יגדל מהר יותר וחזק יותר כך גם הפער יגדל מהר יותר וחזק יותר. באופן אבסורדי למרות שהעסק בצמיחה גבוהה והכל נראה טוב, העסק יכול להיקלע לבעיית מזומנים שיכולה להביא אותך לפשיטת רגל.
אז איך מנהלים את תזרים המזומנים בעסק?
אז אחרי שהבנו שזה קריטי לנהל תזרים מזומנים בעסק, כזה שלוקח בחשבון את כל הפרמטרים ונותן לך תמונה מלאה של מה שקורה בעסק צריך לדעת איך לעשות את זה.
יש מספר מערכות שאיתן אפשר לנהל את התזרים אבל הבעיה עם התוכנות הקיימות היא שהן חלקיות. בכל אחת ואחת מהן חסר פרמטר כזה או אחר שנדרש כדי לנהל את הכספים בעסק בצורה אופטימלית.
הרבה עסקים בוחרים לנהל את תזרים המזומנים עם אקסל או גוגל שיטס. הבעיה שרוב העסקים מנהלים את התזרים בצורה לא מספיק טובה ובפועל התזרים שבנו לא נותן להם את התמונה כולה או מספיק זמן קדימה של מה תהיה יתרת הבנק שלהם.
אני מלווה עסקים מזה 20 שנה ולאורך השנים הבנתי שניהול התזרים זה אחד הכלים הכי חשובים לניהול תקין של העסק ואחד הדברים הכי חשובים שחסר להרבה בעלי עסקים. אבל ניהול תזרים המזומנים בעסק לא מספיק, צריך לנהל עוד דברים כדי לשמור על יציבות העסק ולהגדיל את הריווחיות.
עם השנים פיתחתי את שיטת מאיץ הרווחים לניהול כל הכספים בעסק כולל את תזרים המזומנים. עם השנים שיכללתי עוד ועוד את השיטה ועד היום היא יושמה בהצלחה במאות עסקים וחברות בארץ. השיטה כוללת בין השאר מערכת שנותנת את כל מה שצריך כדי לנהל בצורה חכמה ויעילה את כל הכספים בעסק, מאפשרת ניתוח, ניהול ובקרה יסודיים של כל הכספים בעסק מה שמביא ליציבות והגברת הריווחיות.
כשהכל בנוי בצורה נכונה ומסודרת וכל הנתונים נמצאים במקום אחד מרוכז, מקבלים שורות תחתונות מדויקות,
של כל מה שקורה, קרה ועתיד לקרות בעסק שלך בזמן אמת בכל רגע נתון –
גם של תזרים המזומנים, גם ניתוחי ריווחיות וגם של הרווח והפסד החודשי.
וזה בדיוק מה שאתה צריך!
מדריך שלב אחר שלב לבניית תזרים מזומנים באקסל וניהולו
אני מאמין בלשתף את הידע והניסיון הרב שצברתי ב-20 שנות העבודה שלי כיועץ עסקי עם כמה שיותר בעלי עסקים ולכן בניתי את המדריך המפורט הזה לבנייה וניהול דוח תזרים מזומנים באקסל (או גוגל שיטס, ההעדפה האישית שלי). להורדה ולהדפסת המדריך לחץ כאן.
1. איסוף הנתונים
תתחיל באיסוף כל הנתונים הכספיים בעסק, כל ההכנסות וכל ההוצאות, גם ההוצאות של הספקים וגם כל ההוצאות הקבועות של העסק וגם את כל יתר התנועות הכספיות, לקיחה והחזר הלוואות, השקעות בציוד, תשלומי מיסים ומשיכות שלך אם קיימות מעבר לתשלום השכר שלך.
2. רישום פעולות עתידיות
אם תרשום את ההכנסה מהלקוח רק כשתוציא לו חשבונית, תקבל תמונה לתקופה יותר קצרה. אם תרשום את ההכנסה מהלקוח איך שסגרת איתו, מדי עם חתימתו על הצעת המחיר, תקבל תחזית תזרים לתקופה ארוכה יותר. אם תעשה רישום כזה גם לכל ההוצאות על פי הערכות שמתבססות על המספרים מתקופות קודמות, תקבל תמונה מלאה של כל מה שהולך לקרות חודשים קדימה.
3. פירוט ותקופת התזרים
כדי שתקבל תמונה מלאה בנה את האקסל כך שתקבל סיכום יומח וכדאי שתראה את התזרים לכמה שיותר זמן קדימה. אני ממליץ לבנות את ההערכות שלך לפחות 6 חודשים קדימה.
4. יצירת קטגוריות תזרים
ארגן את הנתונים לקטגוריות, עשה הפרדה בין סוגי ההוצאות השונות, למשל תשלום עבור הסחורה בנפרד מתשלום משכורות, תשלומי מיסים ואחזקת העסק. חלק את הנתונים לכמות הקטגוריות שמתאימה לעסק שלך. אל תפריז בכמות הקטגוריות, חלק לנושאים שמעניין אותך להפריד בינהם, שחשוב לך לעקוב אחריהם, לשלוט בהוצאות שלהם. גם את ההכנסות אתה יכול לחלק לקטגוריות אם יש לך כמה משפחות מוצרים שונים או כמה שירותים שונים. כך תוכל ללמוד מה עובד לך יותר טוב ומה פחות ובהמשך תוכל למקד את העסק בהתאם.
5. עיצוב תבנית התזרים באקסל
הגדר תבנית Excel פשוטה וידידותית (או גוגל שיטס), כזו שמאפשרת לך לרשום בלשונית אחת את כל ההכנסות ובלשונית שניה את כל ההוצאות. בנה את התבנית כך שתוכל לנהל את את כל ההכנסות לאורך כל התקופות וכך גם בלשונית הוצאות. אל תחלק את הנתונים לפי חודשים, אחרת לא תוכל להשוות בין תקופות. צור פורמט אחיד לכל הטורים ולכל השורות בכל גיליון.
אני לרוב מעדיף לעשות הפרדה בין ההוצאות הקבועות, והשוטפות של העסק לבין ההוצאות של הספקים שהם חלק מאספקת העבודה ללקוח, כל ההוצאות הישירות שקשורות ללקוח. כך אני מקבל הפרדה ברורה ופשוטה של מה שנקרא עלות המכר, העלות שעולה לי לספק את העבודה ללקוח. בנה את פורמט התזרים שלך כך שהוא כולל את כל הנתונים שחשוב לך לאסוף באקסל, למשל תאריך ביצוע העבודה ותאריך התשלום של הלקוח או לספק, מספר חשבונית, האם שולם או רק יש חשבונית או אם בכלל מדובר בהערכה עתידית. בדוק איזה נתונים חשוב לך לאסוף, מה יעזור לך לנהל כל לשונית.
ברגע שיש לך את כל הנתונים אז תוכל למשוך אותם בצורה אוטומטית על ידי הנוסחאות של האקסל לטבלה אחת של תזרים המזומנים. טבלה שלכל יום יש שורה והיא מושכת את כל ההכנסות שרשמת בלשונית תקבולים שצריכים להכנס באותו תאריך וכל התשלומים מלשונית ההוצאות שאמורות להיות משולמות באותו תאריך. תעשה חישוב לכל תאריך של
כמה נכנס וכמה יוצא, תפחית אחד מהשני.
תוסיף טור של יתרת הבנק, טור שלוקח את היתרה מאתמול, מוסיף לה את התנועות מהיום ונותן את היתרה הצפויה היום. כך תקבל תזרים מזומנים שנותן לך תחזית של מה תהיה יתרת הבנק שלך ואם הכנסת את כל הנתונים כמו שצריך באופן מלא כולל כל העסקאות שרק נסגרו וכל התשלומים העתידיים הצפויים להשתלם, תקבל תחזית תזרים מזומנים חודשים קדימה.
6. שימוש בצבעים
יש אנשים שיותר קל להם לראות הרבה נתונים עם הפרדות לצבעים. בנה את פורמט האקסל שלך כך שיהיה לך נוח לראות את הנתונים בעין.
7. סינונים ומיונים
אם תוסיף בכל אחת מהלשוניות סינונים אוטומטיים של אקסל, תוכל לסנן ולמיין את הנתונים לפי הצורך וזה יקל עליך לנהל כמות רבה של נתונים בקלות.
איך לבנות דוחות ובקרה לתזרים המזומנים באקסל
1. מעקב ובקרה
כדי שתוכל לוודא שיש לך את כל הנתונים והם רשומים כמו שצריך, בדוק את הנתונים אחורה והשווה אותם ליתרה בבנק. אם רשמת נכון את כל התקבולים שקיבלת אתמול וכל התשלומים ששילמת אתמול, אתה אמור לקבל את יתרת הבנק בדיוק כמו שהיא בחשבון הבנק שלך. הוסף לאקסל שלך טור שבו תוכל לרשום את יתרת הבנק לכל יום שעבר ועשה נוסחה שמשווה בין היתרה המחושבת באקסל ליתרת הבנק שרשמת ידנית. אם היתרה מתאפסת, אתה יודע שתנועות התזרים שלך מאתמול נכונות ומלאות. אם היתרה לא מתאימה – בדוק והשווה מול תנועות הבנק ומצא את השוני, אולי למשל לקוח שאמר שישלם אתמול בפועל לא שילם. אם כך קרה, הזז את תאריך התשלום של הלקוח להיום או לתאריך שאתה חושב שהוא באמת ישלם וכך יתאפס לך התזרים.
2. בניית דוחות מתוך אקסל התזרים
עכשיו שיש לך קובץ שבו כל ההכנסות וכל ההוצאות של העסק במקום אחד והכל מסודר בשתיים או שלוש טבלאות מסודרות, תוכל לבנות דוחות שעושים לך ניתוח של הנתונים אשר נותנים לך תמונות שונות. למשל, תוכל לבנות דוח מתוך טבלת הלקוחות שמנתחת כמה הכנסות יש לך לכל חודש מכל לקוח. דוח כזה יכול להציג למשל לקוחות שמפחיתים איתך פעילות ואז תוכל לנסות להבין איתם למה ולהגדיל את ההכנסות מהם חזרה.
3. בניית דוח רווח והפסד
אם כבר אתה מנהל את כל ההכנסות וההוצאות של העסק במקום אחד, בתוספת קטנה תוכל לקבל בנוסף לתזרים המזומנים גם דוח
רווח והפסד חודשי. כל מה שאתה צריך להוסיף בנוסף לתאריך הפרעון של כל הכנסה והוצאה הוא גם את תאריך ביצוע העבודה. אחרי שהוספת את תאריך ביצוע העבודה, תוכל ליצור דוח רווח והפסד חודשי, כזה שמראה לך את הנתונים אחורה חודש בחודשו והיות ויש לך גם הערכות קדימה, הדוח יכול לכלול גם חודשים קדימה. כך תוכל לראות כמה תרוויח או תפסיד גם בחודש הבא ובחודש שאחריו. אם תראה שאתה מפסיד חודש הבא, תוכל למקד את הפעולות שלך כדי להפוך אותו לריווחי.
4. בניית דוח ניתוח ריווחיות
אם תאסוף נכון את הנתונים ותדע לחבר בין כל הכנסה מלקוח לכל הוצאה לספק, תוכל לקבל
ניתוח של הריווחיות מכל עסקה ועסקה, מכל לקוח ולקוח. אם תאסוף גם את ההכנסות וההוצאות לפי סוגי שירות, סוגי פעילות, תוכל לראות ריווחיות לכל סוג. כך תוכל לעשות גם לכל עובד ועובד. כך תוכל לראות על מה אתה מרוויח יותר כסף, מה יותר משתלם לך ומה פחות. תוכל למקד את הפעילות בעסק בשירותים או במוצרים הריווחיים יותר ולפעול לצמצם את הפעולות שהן ריווחיות פחות, או לבטל את אלו שמפסידות.
5. זיהוי מגמות ודפוסים
השתמש בשורות שבנית במערכת ה- Excel כדי לזהות מגמות ודפוסים בתזרים המזומנים, בדוח רווח והפסד ובניתוחי הריווחיות. תוכל להתחיל לזהות למשל שינויים בהכנסות שנובעים מעונתיות. ככל שתנהל את הנתונים במשך זמן ארוך יותר וככל שתבנה את איסוף הנתונים טוב יותר, כך תוכל לנתח את הנתונים טוב יותר ולהסיק יותר מסקנות מתוכם. מסקנות אלה יכולות לעזור לך לצפות מראש בעיות והזדמנויות ולנקוט צעדים יזומים כדי להתמודד איתם. אתה תתחיל לנווט את הספינה ולא היא אותך.
6. ייעול ניהול תזרים מזומנים
בהתבסס על התובנות שהושגו מדוח תזרים המזומנים במערכת האקסל, תוכל לפתח אסטרטגיות לייעול ניהול תזרים המזומנים ושיפור הביצועים הפיננסיים הכוללים. תוכל למשל ליישם צעדים להאצת גבייה, קבלת מקדמות, צמצום עיכובים בתשלום לקוחות או משא ומתן על תנאים טובים יותר עם ספקים.
7. שיפור מתמיד
מערכת לניהול הכספים בעסק שמייצרת תמונה מלאה כל הזמן תאפשר לך ליצור שיפור מתמיד של התוצאות הפיננסיות בעסק, שיפור של תזרים המזומנים, הרווח והפסד ושיפור בריווחיות. ככל שתמדוד ותבקר יותר את הדברים החשובים בעסק, כך תוכל לשפר אותו ולהרוויח יותר כסף.
8. ביטחון בקבלת החלטות
עכשיו שיש לך מערכת וכל הנתונים של העסק מול העיניים שלך, עכשיו שאתה רואה את התמונה המלאה של המצב האמיתי בעסק, תוכל לקבל החלטות מתוך עובדות, מתוך הנתונים. עכשיו תהיה בטוח יותר בקבלת ההחלטות שלך ועם הזמן זה יגרום לך להיות נועז יותר בפעולות שלך.
9. השפעת השינויים
מאחר ואתה בודק כל הזמן את התוצאות בעסק, כשתעשה שינוי תוכל לראות איך הוא משפיע על התוצאות. אם הפעולות לא השפיעו או לא השפיעו מספיק, תוכל לשנות את האסטרטגיה שנקטת בה עד שתראה בנתונים, בתוצאות שהפעולות שלך נושאות פרי, שאתה מקבל את התוצאות שאתה רוצה או צריך. יהיה לך משוב קבוע וכך תוכל להשתפר כל הזמן.
לסיכום
ניהול תזרים מזומנים הוא לב הפעילות הפיננסית של כל עסק, ובמיוחד בעסקים בצמיחה. אם תנהל את התזרים שלך נכון, תוכל לראות את התמונה המלאה של המצב הפיננסי בעסק, לתכנן קדימה ולהתכונן לכל תרחיש. בסופו של דבר, תזרים יציב לא רק יאפשר לך לישון טוב יותר בלילה, אלא גם לפתח את העסק שלך בביטחון ולממש את מלוא הפוטנציאל שלו.
אל תיתן לתזרים לנהל אותך—קח את השליטה לידיים ותשיג את היציבות הכלכלית שמגיעה לך.
