איך מנהלים תזרים מזומנים בעסק קטן?

בקצרה: מנהלים תזרים מזומנים כשיודעים בכל רגע שלוש תשובות: כמה נכנס, כמה יוצא, ומה צפוי לקרות בחשבון בחודשים הקרובים. זה דורש גבייה בזמן, תכנון של התשלומים ותחזית תזרים לשלושה חודשים קדימה לפחות. עסק שמסתכל בחשבון רק כשהכסף נגמר לא מנהל תזרים, הוא מגיב לו.

בסופו של דבר, ניהול עסק, כל עסק, ולא משנה מה הפעילות העסקית שלו או מה המחזורים שלו או כמה עובדים יש לו, כל עסק הוא מערכת שמנהלת כסף. תזרים של כסף נכנס ותזרים של כסף יוצא. ניהול הכסף ובמיוחד ניהול תזרים מזומנים בעסק הוא דבר קריטי.
 

מה היתרון בניהול תזרים מזומנים בעסק?

ככל שתנהל את הכספים ואת תזרים המזומנים בעסק טוב יותר כך יש פחות סיכוי שתיתפס לא מוכן, כך יהיה פחות סיכוי שתמצא את עצמך יום אחד כשהבנק מתקשר כי אתה בחריגה. או גרוע מזה, כשהבנק כבר סגר את הברז וכבר מאוחר מידי.

בגלל תנאי התשלום של הלקוחות בישראל, ברוב העסקים קודם משלמים לעובדים, שכר דירה ואחזקת משרד אם קיים, וגם לחלק מהספקים, לפני שמקבלים את הכסף מהלקוחות. בחלק מהעסקים הפער הזה בין מועד התשלומים עבור חודש עבודה מסויים לבין קבלת הכסף מהלקוח יכול להגיע גם לשלושה או ארבעה חודשים. קוראים לפער הזה הון חוזר, סכום ההון החוזר שאתה צריך כדי לקיים את העסק.
זה אומר שאם יש לך למשל מחזור של 100 אלף ש"ח בחודש, ונגיד שהעסק מאוזן (לא מרוויח מעבר לשכר שלך ולא מפסיד) ויש פער של חודש בממוצע בין התקבולים לתשלומים, אז אתה צריך מימון, הון חוזר, של 100 אלף ש"ח כל הזמן. אם לא הרווחת עד עכשיו את הסכום הזה אז צריך לממן אותו או מכסף שמביאים מהבית או מהמערכת הבנקאית. וככל שמשך זמן הפער גדול יותר בין התקבולים לתשלומים כך המספר הזה גדל. וככל שהמחזור שלך יגדל גם המספר הזה יגדל, ההון החוזר הנדרש לקיום העסק יגדל.

אם לא תנהל את תזרים המזומנים בפרט ואת מערכת הכספים בכלל (כי הנהלת החשבונות מתנהלת בחוץ אצל רואה החשבון ולכן לא חייבים לנהל אותה גם בעסק), לא תדע כמה הון חוזר אתה צריך, כמה מימון אתה צריך, ובטח לא תדע כשהסכום הזה גדל וצריך עוד. תדע את זה כשזה יהיה כבר מאוחר.

מה כן אפשר לעשות?

ניתן להגיע למצב בו תוכל לדעת מה תהיה יתרת הבנק שלך בעוד חודש ואפילו בעוד חודשיים או שלושה בסבירות גבוהה. זה הכל שאלה של ניהול נכון של הכספים בעסק, של התזרים, ניהול הגביה, ניהול התשלומים, בקרה ותכנון ומערכת טובה ונכונה לניהול כל הנתונים. כזו שתיתן לך תזרים מזומנים חזוי למספר חודשים קדימה.

למה ניהול תזרים חשוב במיוחד לעסק בצמיחה?

אם העסק שלך בצמיחה יש חשיבות יתרה לנהל תזרים מזומנים. כפי שציינתי קודם, כשקיים פער בין התקבולים לתשלומים בעסק, כשיש צורך בהון חוזר מובנה בעסק, ככל שההכנסות יגדלו סכום הכסף שנדרש יגדל. וככל שהעסק יצמח מהר יותר הפער הזה יגדל מהר יותר. באופן אבסורדי למרות שהעסק בצמיחה גבוהה והכל נראה ורוד, העסק יכול להיקלע לבעיית מזומנים שיכולה להביא אותך לפשיטת רגל. תוכל לקרוא פה במפורט על ניהול תזרים מזומנים לעסק בצמיחה.

למרות שהעסק בצמיחה והכל נראה ורוד, הוא יכול להיקלע לבעיית מזומנים שתביא אותו לפשיטת רגל

אז איך מנהלים את תזרים המזומנים בעסק?

אחרי שהגענו למסקנה שחייבים לנהל תזרים מזומנים בעסק, איך עושים את זה?!
יש מספר מערכות שעושות בדיוק את זה ומטרתן לנהל את תזרים המזומנים בעסק. הבעיה עם התוכנות הקיימות היא שהן חלקיות. בכל אחת ואחת מהן חסרים דברים חשובים שצריך כדי לנהל את הכספים בעסק בצורה מיטבית. הרחבתי כאן על איך לבחור מערכת לניהול תזרים מזומנים בעסק.

רווחי לפי רואה החשבון, ואיפה הכסף?

זה מוכר. שמעתי את זה הרבה. ליוויתי מפעל קטן שלפי רואה החשבון הרוויח 55 אלף בחודש. כשבנינו תמונה פיננסית מלאה, התברר שבפועל היה גירעון של 20 אלף בחודש. אני קורא לזה "החתיכה החסרה": הפער בין הרווח שעל הנייר לבין הכסף שבאמת נשאר בבנק. דוח שנתי מספר מה קרה. תזרים מספר מה עומד לקרות, ובזמן שעוד אפשר לעשות משהו.

חשוב שתדע

כדי לנהל את העסק בצורה נכונה ולמקסם את הריווחיות שלו נדרש לנהל דברים נוספים מעבר לתזרים המזומנים. בדיוק בגלל זה פיתחתי ב-21 שנה האחרונות את שיטת מאיץ הרווחים שיושמה בהצלחה במאות עסקים.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין רווח לתזרים מזומנים?

רווח הוא מה שנשאר אחרי ההוצאות לפי הדוחות. תזרים הוא מתי הכסף באמת נכנס ויוצא מהחשבון. עסק יכול להיות רווחי על הנייר ועדיין להיתקע בלי כסף, כי הלקוחות משלמים אחרי שהוא כבר שילם לעובדים ולספקים.

כמה זמן קדימה צריך לתכנן את התזרים?

לפחות שלושה חודשים, וכמה שיותר זמן קדימה. כך רואים מראש חודש שבו החשבון ירד מתחת לאפס, ויש זמן לגבות, לדחות תשלום או לסדר מימון.

למה דווקא עסק שגדל נכנס לבעיות תזרים?

כי כשהמחזור גדל, גדל גם הפער בין מה שמשלמים לבין מה שגובים. בעסק עם מחזור של 100 אלף בחודש ופער של חודש, צריך כ-100 אלף מימון באופן קבוע. כשהמחזור מכפיל את עצמו, גם הסכום הזה מכפיל את עצמו.

אפשר לנהל תזרים באקסל?

אפשר, וזה עדיף על לא לנהל בכלל. מה שחשוב הוא לא הכלי אלא ההרגל: לעדכן כל שבוע, לבדוק גבייה, ולהסתכל קדימה ולא רק אחורה.

מה עושים כשלקוחות לא משלמים בזמן?

מתייחסים לגבייה כחלק מהעבודה, לא כטובה. קובעים תנאי תשלום ברורים מראש, עוקבים אחרי כל חוב, ופונים כבר ביום שאחרי המועד. גבייה שתקועה מעל 30 יום היא סימן אזהרה.

מה זה מאיץ הרווחים

מאיץ הרווחים היא תוכנית ייעוץ וליווי עסקי של גלעד אביעד (foran.co.il) לבעלי עסקים קטנים ובינוניים בישראל עם מחזור של מעל מיליון שקל בשנה. התוכנית מבוססת על חמישה כלים: להפוך למנכ"ל, ניהול עובדים, יצירת סיסטמים, תמונה פיננסית ושיפור רווחיות, וסקיילינג. המטרה: לעבוד פחות שעות ולקחת הביתה יותר כסף, עם עסק שפועל גם בלי הבעלים. זה לא אקסלרטור לסטארטאפים ולא קורס. זה ליווי אישי של גלעד ושל צוות המומחים שלו.

להעמקה: מדריך מעשי לבניית תזרים מזומנים באקסל או בגוגל שיטס

המאמר הזה הוא חלק מתזרים מזומנים – חלק מהכלי הרביעי – כספים בשיטת מאיץ הרווחים.